Wie schreibe ich eine freundliche Erinnerungs-E-Mail (mit Best Practices)

Eine freundliche Erinnerungs-E-Mail kann ein effektives Werkzeug für Ihr Unternehmen sein. Die meisten von uns sind sich jedoch nicht sicher, wie sie gute Erinnerungs-E-Mails schreiben sollen.

Wir wollen nicht aufdringlich oder unfreundlich wirken, aber wir möchten unsere Botschaft angemessen vermitteln. Am wichtigsten ist jedoch, dass der E-Mail-Empfänger die Aufgabe erledigt, an die wir ihn erinnern. Das richtige Gleichgewicht für Ihre Erinnerungs-E-Mail zu finden, kann schwierig sein.

Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, eine freundliche Erinnerungs-E-Mail zu schreiben, die sowohl effektiv als auch professionell ist. In diesem Lernprogramm wird erläutert, wie Sie eine freundliche Erinnerungs-E-Mail schreiben, die bessere Ergebnisse liefert. Wir teilen auch einige bewährte Methoden für E-Mails und bieten ein effektives Erinnerungs-E-Mail-Beispiel, an dem Sie arbeiten können. 

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6 Situationen, die eine Erinnerungs-E-Mail erfordern

Hier einige Beispiele, in denen Sie möglicherweise eine E-Mail-Erinnerung senden müssen:

1. Späte Zahlung - Niemand will warten, um bezahlt zu werden. Wenn Ihnen jemand Geld schuldet und es spät ist, müssen Sie herausfinden, wann Sie mit einer Zahlung rechnen können.
2. Späte Arbeit- Teamarbeit ist ein übliches Szenario in geschäftlichen oder schulischen Situationen. Wenn Sie in einem Team arbeiten und jemand nicht Ihren Teil dazu beigetragen hat, kann dies das gesamte Projekt beeinflussen. Sie müssen sie taktvoll wissen lassen, dass sie im Rückstand sind.
3. Follow-up einer Bewerbung- Wenn Sie auf der Jobsuche sind, sollten Sie Interviews und Bewerbungen verfolgen. Gleichzeitig möchten Sie Ihren Kontakt zu einem potenziellen Arbeitgeber nicht entfremden.
4. Später Versand- Wenn Sie etwas bestellt haben und es nicht angekommen ist. Sie müssen den Lieferanten darüber informieren, dass seine Lieferung verspätet ist. Wenn der Artikel nicht vorrätig ist oder nicht verfügbar ist, müssen Sie eine Rückerstattung beantragen.
5. Untätigkeit des Empfängers- Jedes Mal, wenn jemand verspricht, etwas für Sie zu tun, und es nicht rechtzeitig durchführt, möchten Sie ihn dazu ermutigen, zu handeln. Eine freundliche Erinnerungs-E-Mail kann helfen.
6. Ein wichtiger Meilenstein ist in der Nähe- Manchmal möchten Sie Ihren Kontakt daran erinnern, keine bevorstehende Veranstaltung zu verpassen. Das Senden einer vorsichtigen Erinnerung vor einem erforderlichen Meeting oder einer wichtigen Frist kann hilfreich sein.

Der Schlüssel zum Schreiben einer effektiven Erinnerungs-E-Mail besteht darin, professionell und freundlich zu bleiben. Dies gilt insbesondere für eine erste Erinnerung, da die mangelnde Aktion Ihres Kontakts das Ergebnis eines Versehens sein kann. Sie möchten Ihre Beziehung zu dieser Person nicht beschädigen.

Bei Envato Tuts + bieten wir mehrere Tutorials an, in denen die Best Practices für E-Mails zum Erstellen professioneller E-Mails erläutert und Beispiele bereitgestellt werden. Um mehr zu erfahren, lerne:

Im ersten Tutorial wird klar erklärt, wie Sie entscheiden können, ob Sie eine formale oder informelle E-Mail schreiben möchten. Im zweiten Abschnitt wird erläutert, wie Sie Ihre E-Mails klar und übersichtlich gestalten.

Wann sollten Sie eine Erinnerungs-E-Mail senden?

Sie fragen sich vielleicht, wie lange Sie warten müssen, bevor Sie eine Erinnerungs-E-Mail versenden. Sollten Sie einen Tag, eine Woche oder länger warten??

Die Antwort hängt zum Teil von Ihrer Vereinbarung mit der anderen Partei ab.

Wenn die Aktion, auf die Sie warten, an einem bestimmten Datum fällig ist, senden Sie am ersten Tag, an dem die Aktion tatsächlich verspätet ist, eine Erinnerungs-E-Mail. Normalerweise ist dies der erste Geschäftstag nach Fälligkeit. Beispiele beinhalten:

• Späte Zahlungen
• Nicht erfüllte Fristen
• Späte Sendungen

Im Allgemeinen hilft es nicht, wenn ein festes Datum vereinbart wurde und das Datum nicht erfüllt wird. Warten könnte sogar Ihre Chancen auf eine Antwort beeinträchtigen, da die Details Ihrer Vereinbarung mit der Zeit vergessen werden können. Je länger Sie warten, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sich Ihr Kontakt daran erinnert, was er tun soll.

Wenn für die Aktion, auf die Sie warten, kein bestimmtes Fälligkeitsdatum festgelegt ist, können Sie Ihrem Kontakt dagegen etwas mehr Zeit geben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie einen Bekannten um einen Gefallen bitten. Zum Beispiel bitten Sie einen Bekannten, Ihren Lebenslauf an die Personalabteilung seines Unternehmens zu übermitteln, und Sie hören nicht sofort etwas von ihm. Möglicherweise machen Sie sich Sorgen um einen möglichen Job und möchten am ersten Geschäftstag, nachdem sie zugestimmt haben, sich mit ihnen in Verbindung setzen, Kontakt mit ihnen aufnehmen. Aber es ist besser, ungefähr eine Woche zu warten, bevor Sie sich wieder bei ihnen melden.

Um sicherzustellen, dass Sie Erinnerungen rechtzeitig senden, können Sie die Erinnerung im Voraus planen. Tools wie Boomerang können so eingestellt werden, dass automatisch eine Folgemeldung gesendet wird, wenn Sie keine E-Mail-Antwort erhalten.

Weitere Informationen zur Verwendung von Boomerang zur Automatisierung von Erinnerungen finden Sie unter:

So schreiben Sie eine effektive E-Mail-Erinnerung

Nachdem wir nun einige Umstände beim Schreiben einer Erinnerungs-E-Mail besprochen haben, ist es an der Zeit, ein genaueres Beispiel dafür zu finden, was in einer Erinnerungs-E-Mail zu schreiben ist.

Im Rahmen dieses Tutorials werde ich auf eine häufig verwendete Erinnerung hinweisen - eine verpasste Frist.

Bevor wir jedoch loslegen, möchte ich Sie auf eine große Zeitersparnis hinweisen, wenn Sie E-Mails schreiben, die Sie voraussichtlich mehr als einmal zu verwendende Vorlagen senden. Durch das Erstellen von E-Mail-Vorlagen für verschiedene Situationen vermeiden Sie jedes Mal, wenn Sie einen bestimmten Nachrichtentyp senden. Darüber hinaus können Vorlagen leicht angepasst werden, um bestimmte Details zu berücksichtigen.

Google Mail verfügt über eine Funktion, Canned Responses, mit der Sie Entwürfe von E-Mails zur Wiederverwendung einrichten können. Hier ist unser Tutorial zu Canned Responses:

Ein weiterer guter Punkt bei der Verwendung einer Canned Response ist, dass Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail seltener mit Emotionen ausstatten, was sie freundlich und hilfsbereit hält.

Beginnen wir mit unserem freundlichen Erinnerungsbeispiel und analysieren Sie jede Komponente, wie Sie eine Erinnerungs-E-Mail schreiben.

1. Betreffzeile zur E-Mail-Erinnerung

Nachdem Sie die Empfänger Ihrer Nachricht ausgewählt haben, ist der erste Teil Ihrer Erinnerungsnachricht die Betreffzeile. Wenn Sie versucht sind, die Betreffzeile zu überspringen, tun Sie dies nicht. E-Mail-Nachrichten ohne Betreff werden häufig direkt an Spam weitergeleitet.

Die Betreffzeile ist auch wichtig, weil der Empfänger das Erste sieht. Wenn sie viele E-Mails erhalten, bestimmt die Betreffzeile möglicherweise, ob die von Ihnen gesendete E-Mail-Nachricht geöffnet wird.

Um die Aufmerksamkeit des Empfängers zu erhalten, verwende ich in der Betreffzeile den Satz "Response Required". Ich gebe auch den Projektnamen an, da sie an mehr als einem Projekt beteiligt sein können.

Bisher sieht unsere Nachricht so aus:

Fügen Sie Ihrer Erinnerungs-E-Mail unbedingt eine Betreffzeile hinzu.

Nachdem Sie sich für eine Betreffzeile entschieden haben, können Sie mit dem nächsten Schritt zur Erstellung Ihrer freundlichen Erinnerungs-E-Mail fortfahren. Schauen wir uns an, wie Sie eine Erinnerungs-E-Mail schreiben.

2. E-Mail-Erinnerung Anrede

Während Sie möglicherweise versucht sind, direkt in den Körper Ihrer Erinnerungs-E-Mail zu springen und keine Anrede aufzunehmen, vermeiden Sie die Versuchung. Ihre E-Mail wird viel besser empfangen, wenn Sie Ihren Empfänger mit Namen ansprechen.

In unserem Beispiel wissen wir, dass der Name des Projektteammitglieds Joan Perez lautet. Daher werden wir diese E-Mail-Erinnerungsnachricht an sie richten. Da wir Joan gut kennen, ist es in Ordnung, mit einer informellen Anrede mit dem Wort "Hi" zu beginnen, gefolgt von einem Vornamen, wie im folgenden Beispiel:

Wenn Sie den Empfänger kennen, können Sie eine informelle Begrüßung verwenden.

Wenn wir Joan nicht gut kannten, könnten wir mit einer formelleren Begrüßung beginnen, wie "Dear Joan". Wenn wir Joans Namen nicht kannten, könnten wir sie per Position ansprechen. Zum Beispiel "Sehr geehrtes Projekt-ABC-Teammitglied".

Weitere Beispiele zum Starten und Beenden einer professionellen E-Mail finden Sie in diesem Tutorial:

3. Text der E-Mail-Erinnerung

Nun, da wir eine E-Mail-Betreffzeile und eine Anrede ausgewählt haben, können wir mit dem Text der E-Mail-Erinnerungsnachricht fortfahren und den Hauptteil des Schreibens in Ihrer Erinnerungs-E-Mail behandeln. Hier kommunizieren Sie tatsächlich Ihre Hauptbotschaft.

Sie können den Hauptteil Ihrer E-Mail-Erinnerungsnachricht in mehrere Teile unterteilen:

1. Erste Sätze - Da dies eine freundliche Erinnerung ist, ist es eine gute Idee, die Nachricht mit einer positiven Notiz zu beginnen. Dadurch erscheint Ihre Nachricht nicht zu hart. Wenn Sie sich nichts Bestimmtes vorstellen können, sagen Sie etwas Freundliches wie "Ich hoffe, es geht Ihnen gut".
2. Haupt Nachricht - Hier müssen Sie den Zweck der Nachricht mitteilen. Überlegen Sie genau, was Sie hier sagen möchten. Sei so klar wie möglich. Erläutern Sie genau, was überfällig ist (Arbeit, Zahlung, Versand usw.) und wann es geliefert werden sollte.
3. Aufruf zum Handeln - Teilen Sie dem Empfänger der Nachricht schließlich mit, was er tun soll. Normalerweise ist dies eine Aufforderung für sie, eine gewünschte Aktion auszuführen. In einigen Fällen, beispielsweise bei einer verspäteten Lieferung, möchten Sie möglicherweise stattdessen eine Rückerstattung beantragen. Es ist auch eine gute Idee, im Text Ihrer Nachricht Hilfe anzubieten, beispielsweise ein Angebot zur Beantwortung von Fragen.

In dem Erinnerungs-E-Mail-Beispiel schreiben wir für Projekt ABC an Joan Perez. Wir haben diese Elemente wie folgt aufgenommen:

Im Hauptteil der E-Mail-Erinnerung kommunizieren Sie Ihre Nachricht.

Beachten Sie, dass der Hauptteil der Erinnerungsnachricht mit einem positiven Hinweis beginnt, indem er Joans frühere Arbeit beglückwünscht. Es folgt ein direkter Absatz über die versäumte Frist.

Schließlich wird die Nachricht mit einem Aufruf zum Handeln geschlossen, in dem Joan nach einem Datum gefragt wird, an dem die versäumte Arbeit übermittelt wird. Der Projektmanager bietet auch an, Fragen zu beantworten und sogar seine Telefonnummer anzugeben.

4. Schließen Sie Ihre freundliche E-Mail-Erinnerung

Der letzte Schritt beim Erstellen einer freundlichen E-Mail-Erinnerung ist das Schließen Ihrer Nachricht. Sie tun das mit einem letzten Satz und Ihrer E-Mail-Signatur.

Ihr letzter Satz sollte den Ton der restlichen E-Mail widerspiegeln. Wenn Sie in der E-Mail einen formellen Ton verwendet haben, sollten Sie auch eine formelle Notiz schließen. Wenn Ihre E-Mail informell ist, sollte Ihre Schließung ebenfalls informell sein.

Schauen wir uns unser Beispiel genauer an:

Schließen Sie Ihre E-Mail-Erinnerung mit einem Schlusssatz und Ihrer Unterschrift.

Für unseren Schlusssatz schließen wir positiv, indem wir davon ausgehen, dass der Empfänger Maßnahmen ergreift. Außerdem haben wir weder den Firmennamen noch weitere Kontaktinformationen angegeben, da uns der E-Mail-Empfänger bekannt ist.

Um eine formellere Erinnerungs-E-Mail zu erhalten (z. B. Kontaktaufnahme mit einem Lieferanten wegen verspäteter Sendung), geben Sie weitere Informationen des Absenders an, z.

• Name
• Titel
• Unternehmen
• Adresse
• Telefon
• Email

Möglicherweise möchten Sie sogar eine E-Mail-Signatur in Ihre Erinnerungsnachricht einfügen. Hier finden Sie eine Liste einiger professioneller E-Mail-Signaturvorlagen, die Sie berücksichtigen möchten, sowie Tipps zur optimalen Verwendung:

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Wann das Telefon abnehmen soll

Eine freundliche E-Mail-Nachricht kann eine effektive Erinnerung sein. Das ist oft genug, um eine Angelegenheit zu lösen. Manchmal ist ein Anruf jedoch effektiver als eine E-Mail-Erinnerung. Dies gilt insbesondere, wenn Sie bereits eine E-Mail gesendet haben und diese ignoriert wurde.

Wenn Sie sich für ein Telefongespräch entscheiden, finden Sie hier einige kurze Richtlinien, die Ihnen dabei helfen, einen erfolgreichen Anruf zu tätigen:

• Rufen Sie während der Geschäftszeiten an - Es ist wahrscheinlicher, dass Sie jemanden erreichen, der Ihnen helfen kann, wenn Sie zu einem Zeitpunkt anrufen, zu dem er sich gerade befindet.
• Sei freundlich und höflich - Eine professionelle Einstellung kann helfen, Missverständnisse zu überwinden.
• Drohen Sie nicht und machen Sie keine Vorwürfe - Es ist weniger wahrscheinlich, dass Ihr Kontakt kooperiert, wenn er verärgert oder verärgert ist.
• Gleich zum Punkt - Sie müssen wissen, was das Problem ist und was sie tun können, um es zu lösen.
• Machen Sie es ihnen leicht, zu entsprechen - Wenn Sie eine Zahlung sammeln, erklären Sie, wie sie online bezahlen können, und leiten Sie sie an den Link.

In bestimmten Fällen müssen Sie möglicherweise extreme Maßnahmen ergreifen (z. B. Anwälte einstellen oder die Situation auf Ihren Vorgesetzten ausweiten). Aber diese Maßnahmen sind ein letzter Ausweg. Wenn Sie können, versuchen Sie am besten, die Situation mit einer freundlichen Erinnerungs-E-Mail oder einem freundlichen Anruf zu lösen. Ein freundlicher Ansatz lässt Ihre berufliche Beziehung für zukünftige Transaktionen unangetastet.

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Fazit

Wenn Sie sich jemals gefragt haben, was Sie in einer Erinnerungs-E-Mail schreiben sollen, haben Sie jetzt einige Richtlinien, denen Sie folgen können. Denken Sie daran, die bewährten Methoden für E-Mails in diesem Tutorial und in den von mir freigegebenen Ressourcen zu befolgen.

Bleiben Sie vor allem freundlich und professionell, während Sie Ihre Erinnerungs-E-Mail schreiben. Durch die Pflege der Beziehung bleibt die Tür für zukünftige Transaktionen mit Ihrem Ansprechpartner offen.

Haben Sie schon einmal eine freundliche Erinnerungs-E-Mail schreiben müssen? Wie bist du damit umgegangen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen in den Kommentaren unten.